Chi gestisce gli appalti in ospedale?

ALESSANDRIA – Con il ritorno dalle Federazioni a un sistema di acquisti ripartito per zone l’Ospedale cittadino Santi Antonio e Biagio e Cesare Arrigo è tornato a svolgere internamente diverse gare d’appalto per servizi e forniture alle proprie attività. Le cifre sono importanti e la responsabilità di scegliere a quali aziende affidare determinati appalti può risultare decisiva. Abbiamo incontrato la dr.ssa Cristina Cabiati, responsabile della struttura complessa “Acquisti e gestione servizi economali” per approfondire il sistema di gestione degli appalti all’interno della sanità pubblica

Dr.ssa Cabiati, facciamo il punto sulla gestione degli appalti da parte dell’Ospedale. Dopo una sperimentazione con le Federazioni, ormai superate, il sistema ha preso un’altra strada. Quale di preciso?
Sì, siamo da poco tornati a un sistema di gestione degli appalti che potremmo definire ibrido: l’esperienza, fallimentare, delle Federazioni è terminata il 31 dicembre (dopo un anno e mezzo di funzionamento) e le diverse realtà sul territorio sono state riorganizzate per gestire in forma aggregata una quota degli appalti e delle forniture che sono essenziali al funzionamento delle strutture ospedaliere.

Com’è organizzato oggi il sistema?
La Regione spinge perché alcune grandi gare vengano gestire in maniera aggregata: contando su economie di scala, solitamente, si risparmia. Il Piemonte è suddiviso in aree sovrazonali: la nostra
è composta dall’Ospedale di Alessandria, dall’Asl AL e da quella di Asti.
Esiste una società di committenza regionale, la SCR, che si occupa di aggiudicare alcune gare per tutto il territorio. Sono circa una decina di gare all’anno, ma molto grandi, considerando che aggiudica tutta le forniture di farmaci. Ciascuna realtà comunica i propri fabbisogni e la gara viene gestita in maniera centralizzata.
C’è poi una centrale di committenza nazionale, la CONSIP, alla quale non siamo direttamente costretti ad aderire ma che rappresenta un punto di riferimento perché con le proprie gare stabilisce il prezzo al di sopra del quale non è possibile andare. Se si procede a una gara svolta in autonomia si può solo assegnare un appalto a quel prezzo o a un prezzo inferiore. C’è infine il MEPA, cioè il mercato elettronico delle pubbliche amministrazioni che è una sorta di catalogo di prodotti che noi possiamo sfogliare liberamente e se troviamo qualcosa che ci interessa possiamo acquistarlo direttamente da lì. Di solito le gare vengono vinte da grandi società fornitrici, ma questo non è esente da problemi: gli appalti durano in media tre anni e per le piccole realtà vuol dire restare fuori dal mercato per molto tempo.

Ci sono però anche gare che vengono gestire a livello sovrazonale o dal singolo ospedale?
Certamente. Con i colleghi delle altre realtà di zona incidiamo alcune gare che valgono per tutti i presidi sanitari e gestiamo in autonomia un’altra quota di appalti. Questo anche perché come Ospedale abbiamo esigenze specifiche che un’Asl non ha, per esempio dovendo gestire i reparti di chirurgia. Qui le gare vengono organizzate e seguite quotidianamente e lo staff complessivo della struttura è composto da 15 persone.

Come funziona in concreto l’iter per aggiudicare un appalto?
Dipende. Il problema è che le normative sono complicate perché ne esistono contemporaneamente tre: una a livello comunitario, una a livello nazionale e una a livello regionale. In più, soprattutto negli ultimi tempi, c’è stato un grandissimo impulso alla trasparenza e alla pubblicità dei dati, oltre a un’attenzione molto forte alle tematiche del lavoro e dell’emersione dell’evasione fiscale. Si tratta ovviamente di buone notizie ma comportano una mole grandissima di controlli e documenti da ricercare e produrre per ogni appalto. Per ogni contratto che stipuliamo sotto i 40 mila euro servono 16 certificati diversi. Abbiamo tre distinti scadenziari: uno per le attrezzature, uno per i servizi e uno per i farmaci e il materiale sanitario. Mano a mano che si avvicina la scadenza del contratto precedente noi imbastiamo una nuova gara. Se invece si tratta di piccole forniture procediamo con l’assegnazione diretta. A volte si risparmia maggiormente contrattando con un unico fornitore, anche piccolo, che non a sostenere una vera e propria gara.

Quali sono i criteri che vengono adottati? Quanto peso la qualità rispetto al risparmio? La crisi ha inciso nelle decisioni strategiche sulle forniture?
I criteri, stabiliti per legge, riguardano il prezzo e la qualità. Oggi le gare basate semplicemente sul prezzo più basso sono davvero poche e riguardano materiale economale e di cancelleria. Quasi tutte le gare seguono il criterio del rapporto qualità/prezzo, ma su 100 il prezzo conta 70 e la qualità 30. Ci sono alcuni casi, per materiali ad alto contenuto tecnologico, per i quali si arriva a un conteggio 50% prezzo e 50% qualità.

Chi valuta la qualità?
Lo fanno apposite commissioni aggiudicatrici. La spending review non ha comportato risparmi sui prezzi richiesti ai fornitori ma sulla quantità di materiale ordinato. Se prima si ordinavano 10 pezzi di un determinato prodotto oggi, per ottenere il 10% di riduzione dei costi imposti dalla Regione, se ne ordinano solo 9.

Come funziona l’affido diretto degli appalti?
La normativa europea – recepita da quella nazionale – indica i casi in cui questo è possibile: per esempio se c’è un’esclusiva dimostrata, con un prodotto particolare messo a disposizione da una sola azienda. Però in questo caso la commissione valuterà per quale ragione sia indispensabile ricorrere proprio a quel prodotto e non magari ad altri simili per i quali esisterebbe la possibilità di indire una gara. L’altra possibilità è che si tratti di fornitore sotto i 40 mila euro più iva. Da 40 mila euro a 200 mila euro siamo invece obbligati ad indire una gara e a invitare almeno 5 operatori se ci sono, mentre da 200 mila euro in su siamo obbligati a pubblicare notizia della gara sui giornali e sulle gazzette ufficiali italiana ed europea. Diciamo che il 20-30% dei nostri affidi sono diretti. Mi piace ricordare che siamo una realtà capace di lavorare con diverse cooperative sociali di tipo B, che prevedono l’inserimento fra i lavoratori di soggetti svantaggiati, almeno in quota del 30%. Per il nostro ospedale si occupano della cura del verde, della movimentazione merci e del facchinaggio, il servizio di stamperia e la gestione di sportelli e front office, come quello presso il centro “Gardella”.

E’ una bella responsabilità…
Sì, ma se vengono fatte le verifiche giuste è una scelta condivisibile, anche perché è più facile trattare a volte con un singolo fornitore sul prezzo piuttosto che facendo una gara.

Quando si parla di nuovo ospedale si parla anche di come potrebbe essere finanziato. Per esempio con il “project financing”, cioè con ditte che pagano i lavori e ottengono in cambio tutti gli appalti dei servizi da gestire per molti anni. Se per il nuovo ipotetico ospedale si adottasse una formula di questo tipo non si correrebbe il rischio di vedere la qualità dei servizi degenerarsi nel tempo, visto che non esisterebbe più concorrenza su chi li dovrebbe fornire?
E’ vero che di solito con questa tipologie si parla di affidi per 9 anni, e i servizi interessati potrebbero essere molti, dalla lavanderia alle pulizie, fino alla manutenzione di tutte le attrezzature. Sono appalti indubbiamente che valgono moltissimi soldi. Il problema è quello relativo ai controlli. Se viene fatto un buon capitolato, con impegni precisi, diventa tutto più facile. Già oggi facciamo controlli a campione ogni settimana per verificare che gli standard concordati con i nostri fornitori siano mantenuti. Se questo non succede, si procede con delle penali.

E’ mai stata tolta la gestione di un servizio per inadempienze rispetto a quanto concordato in sede di appalto?
Sì, succede, anche spesso, ma si tratta sempre di piccole aziende per forniture o servizi marginali. Può capitare che chi vince la gara eroghi il servizio solamente per poco tempo e poi non sia più in grado di proseguire. Con le grande realtà non ricordo sia mai successo.